des projets 100% santé

Les missions 

Coordination générale de l’opération : (gestion budgétaire, gestion des prestataires avec négociations commerciales, élaboration des plan de communication et des stratégies de recrutements, reporting client)

• Accompagnement dans l’élaboration du programme scientifique de la manifestation (organisation de conférences téléphoniques, conseils et sollicitation d’experts dans le domaine)
• Gestion des appels à communication libres (appel à candidature, réception des projets et expériences des équipes de soins et organisation du système de notation en ligne par un jury défini)
• Gestion des appels à communication post vote du jury (envoi des notifications aux lauréats, organisation de la venue au congrès des lauréats, posters et communications orales)
• Gestion des inscriptions recrutement et fidélisation des participants (saisie et traitements des inscriptions papier et en ligne avec envoi des confirmations, des conventions pour les établissements, des attestations de présence et des factures avec relances pour paiement) Mise à disposition d’un module de relance automatique de l’année n-1 à l’année n et envoi des badges en amont de la manifestation
• Organisation logistique et optimisation des espaces (gestion du site, des espaces locatifs et de l’équipement audiovisuels, installation générale de l’exposition)
• Mise en œuvre d’une scénographie et d’animations lors des temps de pauses (animations sur stand / espaces agora / mise en lumières de posters …)
• Gestion complète des intervenants (sollicitation et suivi : gestion des besoins et des réservations en hôtellerie et en transport // mise à disposition d’une bibliothèque de documents privative)
• Recherche de fonds privés et institutionnels (réalisation d’un dossier de partenariat avec proposition d’offres commerciales en lien avec le budget prévisionnel – commercialisation mail et téléphonique des partenaires avec ajustement des offres si besoin et réalisation des dossiers de demande de fonds auprès des organismes publiques )
• Gestion des partenariats associatifs et de diffusion de l’évènement avec mise en place d’un village associatif
• Gestion de la communication on line et off line de l’évènement :
  • Communication digitale : (élaboration du site internet du congrès et webmastering, application du plan de promotion multi canaux, mise en œuvre et envoi des campagnes e-mailing, mise en œuvre du plan de communication sur les réseaux sociaux
  • Communication print :  Mise en œuvre du plan de communication off line avec gestion des campagnes de marketing directe (flyer, affiche, save the date … ) réalisation des outils de diffusion à destination des partenaires (masque power point, bandeau web, signature mail)

• Accueil et gestion sur place le jour J ( Mise en place de l’accueil agence : scan des participants et des autres parties prenantes de l’évènement, gestion des équipes sur place, des hôtesses, des équipes techniques, des imprévus sur place)
• Organisation d’une rencontre dédiée au grand public pendant le congrès : patients et associations de patients
• Organisation d’une Soirée Connectée dédiée aux start’ups innovantes dans le domaine de la santé pendant le congrès avec organisation d’un programme de pitch de 3 min sur la surface d’exposition

• • Gestion des candidatures (formulaire en ligne sur une plateforme dédiée : http://www.prix-afsos-connecte.com/, notation du jury)
  • Gestion logistique du village des start’ups, pitch des candidats lors de la soirée connectée et remise des prix

Résultats

• Montée en puissance de l’évènement passant de 200 à 800 participations
• Fidélisation du client et des partenaires
• Un RDV attendu par les participants
• Des retours de questionnaires d’évaluation très positifs